Program do zarządzania pracą biura tłumaczeń

Każda firma to skomplikowana machina, której zarządzanie bywa nie lada wyzwaniem. W przypadku biur tłumaczeń, zadanie to bywa jednak jeszcze bardziej skomplikowane, ze względu na specyfikę tej branży.

Chodzi tutaj nie tylko o liczbę klientów, ale także samych tłumaczy, którzy zazwyczaj pracują zdalnie. Oznacza to, że każde zlecenie i projekt musi być odpowiednio wyceniony i przydzielony konkretnemu tłumaczowi, lub nawet ich grupie. Dlatego też, warto zastanowić się nad możliwością skorzystania z dobrego narzędzia, które wesprze nas w takiej pracy, jakim jest program do zarządzania pracą biura tłumaczeń. 

Co może Ci dać takie narzędzie?

Aby właściwie poprowadzić projekt związany z tłumaczeniem, konieczne jest zadbanie o wiele elementów. Dobry program do zarządzania pracą biura tłumaczeń, pozwala znacząco uprościć poszczególne kroki zmierzające do zrealizowania zadania, jakim jest wykonanie zleconego przez klienta tłumaczenia. W jaki sposób?

Automatyczna analiza

Pierwszy etap to analiza pliku przesłanego nam przez klienta oraz jego wycena. Jak można się domyślić może to zająć nieco czasu, ale przy pomocy odpowiedniego programu, konkretne dane będą nam podane "na tacy". Wszystko dzięki temu, że już na etapie wgrywania wybranego pliku, program jest w stanie określić to, w jakim języku został napisany tekst oraz z jak wielu słów i znaków się składa. Dzięki temu, zleceniu będziemy mogli od razu przypisać sporządzony wcześniej cennik, jeśli oczywiście posiadamy stosowny szablon tego typu. Pozostanie nam zatem przesłanie go do klienta, aby mógł go zaakceptować.

Przyjazna baza danych

Kolejna sprawa to dopasowanie zlecenia do konkretnego tłumacza. Dzięki temu, iż każdy dobrej jakości program do zarządzania pracą biura tłumaczeń jest wyposażony w bazę tłumaczy, możemy bardzo szybko znaleźć najwłaściwszą osobę do wykonania takiego zadania. Otrzymuje zatem przejrzyste dane dotyczące dostępności poszczególnych osób, ich specjalizacji, cennika, czy jakości wykonywanych przez nie tłumaczeń, na podstawie poprzednich zleceń. 

Łatwa komunikacja

Podczas realizacji jakiegokolwiek projektu tłumaczeniowego, konieczne jest sprawne porozumiewanie się między poszczególnymi jego uczestnikami. Nowoczesne programy do zarządzania pracą w biurach tłumaczeń posiadają własne komunikatory, które znacznie ułatwiają to zadanie. Nie musimy zatem przełączać się na inny program, aby wysłać szybką wiadomość do naszego klienta, tłumacza czy innego pracownika biura. Jest to oszczędność czasu, a dodatkowo wszystkie zgromadzone w ten sposób dane, znajdują się w jednym miejscu.

Rozliczenia finansowe

Współczesne programy przeznaczone do zarządzania projektami tłumaczeniowymi, posiadają zwykle również funkcje ułatwiające rozliczanie się, zarówno z klientami, jak i tłumaczami. W wielu przypadkach, faktury można przygotować w samym programie, lub też w zintegrowanych z nim programach księgowych. Jest to zatem ogromne ułatwienie.

Praca z każdego miejsca

Dobrej jakości program do zarządzania pracą biura tłumaczeń pozwala obecnie na gromadzenie wszystkich danych w tak zwanej chmurze. Dzięki temu, możemy wykonywać naszą pracę tak naprawdę z każdego miejsca na świecie. Wystarczy nam tylko dostęp do Internetu, aby swobodnie zarządzać pracą naszego biura, na przykład będąc na wyjeździe służbowym. Nie tracimy zatem kontaktu z naszymi współpracownikami czy klientami, oraz pozostajemy na bieżąco z postępami prac nad poszczególnymi projektami.

Który program wybrać?

Jak zatem widać, program do zarządzania pracą biura tłumaczeń może realnie pomóc nam w wypełnianiu naszych codziennych obowiązków. Znacząco przyśpiesza on realizację poszczególnych etapów pracy nad danym projektem, co oznacza oszczędność czasu oraz pieniędzy.

Obecnie na rynku jest co najmniej kilka dobrej jakości programów tego typu (m.in. www.xtrf.eu). Dokonując wyboru, warto wcześniej przetestować każdy z nich, tak by zaznajomić się z jego specyfiką oraz wszystkimi funkcjami. Dzięki temu, łatwiej będzie nam podjąć decyzję, dotyczącą tego, który z nich najlepiej sprawdzi się w naszym biurze tłumaczeń.